Şirketlerin marka ve hizmet tanıtımı için başarılı toplantı organizasyonu olmazsa olmazdır. Peki, iyi bir toplantı organizasyonu için bilinmesi gerekenler nelerdir?

Toplantı organizasyonu yapmak kurumsal ya da kurumsallaşma yolunda adımlarını atan bütün şirketler için oldukça önemli yere sahiptir. İyi bir toplantı, hedef kitleye iletilmesi gereken mesajı en doğru şekilde verir. Katılımcıların toplantı esnasında üst düzey verim alarak etkinlikten ayrılması ancak hafızalarda en iyi şekilde yer edinen bir etkinlik organizasyonuna bağlıdır.

Kurumsal-organizasyonlar_basarili-bir-toplanti-organizasyonu-icin-bilinmesi-gerekenler

Toplantı süresince gelen davetlileri iyi bilgilendirmek, toplantı esnasında odaklanmalarını sağlamak ancak iyi bir toplantı düzeni ile gerçekleşir. İşte bu noktada özellikle kurumsal şirketlerin duruşlarını doğru şekilde yansıtacak ve markasını kaliteli şekilde tanıtacak bir etkinliğe ihtiyaçları olur.

basarili-bir-toplanti-organizasyonu-icin-bilinmesi-gerekenler

A kalite bir tanıtım işleminin olabilmesi ya da eğitim seminerlerinin istenilen başarıya ulaşabilmesi için organizasyon şarttır. Ancak yapılacak bu organizasyonun A’dan Z’ye profesyonel şekilde kontrol edilmesi önemlidir.

basarili-bir-toplanti-organizasyonu-icin-bilinmesi-gerekenler

Peki toplantı organizasyonu nedir? İyi bir toplantı organizasyonu örneği için hangi adımların atılması ve çalışmaların düzenlenmesi gereklidir? Toplantı organizasyonu düzenleme işi için anlaşılan organizasyon firmasında hangi özellikler olmalıdır?

Kurumsal-organizasyonlar_basarili-bir-toplanti-organizasyonu-icin-bilinmesi-gerekenler

Toplantı öncesi ve toplantı sonrası hangi çalışmaların yapılması gerektiği gibi merak edilen soruların cevabını sizler için hazırladık:

 

Toplantı Organizasyonu Nedir?

Toplantı organizasyonu, firmaların, kurumların, okulların veya bir amaç uğruna toplanan kişilerin gerçekleştirdiği etkinliktir. Etkinliğe davet edilen kişilerin yapılan sunumlardan ve ortamdan etkilenmesi için toplantı atmosferinin etkileyici olması gerekmektedir.

basarili-bir-toplanti-organizasyonu-icin-bilinmesi-gerekenler

Ayrıca toplantının amacı insanlara bilgi aktarmak olduğu için ortamın güzel olması kendi amacınıza da hizmet edecektir. Güzel ve kaliteli bir ortamda anlatıcılar daha motive şekilde konularını aktarabilmektedirler. Dinleyiciler ise daha konsantre olmuş şekilde konuşmacıları dinlemektedirler.

Toplantılar büyük çaplı veya küçük mekânlarda gerçekleştirilebilmektedir. Önemli olan toplantı alanının katılımcılar ve konuşmacılar için çekici görünmesidir.

Kurumsal-organizasyonlar_basarili-bir-toplanti-organizasyonu-icin-bilinmesi-gerekenler

Çekici bir organizasyon gerçekleştirmek ise asistanların ya da toplantıyı düzenleyen kişilerin görevidir. Bu kişiler isterlerse her detayla kendileri ilgilenirler isterlerse de bir organizasyon firmasıyla anlaşarak her sorumluluğu onlara bırakırlar. Bu sayede profesyonel bir toplantı organizasyonu düzenlenmiş olur.

 

Toplantı Organizasyonu Düzenleme Başarı Adımları

Toplantı öncesi, toplantının yapıldığı an ve toplantı sonrası için titizlikle yerine getirilmesi gereken durumlar bulunmaktadır. Bu durumları adım adım gerçekleştiren kişiler başarılı bir organizasyon ve toplantı düzenlemiş olurlar.

Kurumsal-organizasyonlar_basarili-bir-toplanti-organizasyonu-icin-bilinmesi-gerekenler

 

1 – Toplantı Türünü Belirleyin

Öncelikli olarak yapılacak toplantının türü belirlenmelidir. Şirket toplantısı, sağlık konferansı, eğitim sempozyumu gibi farklı toplantı çeşitleri ayrı bir uzmanlık gerektirir.

basarili-bir-toplanti-organizasyonu-icin-bilinmesi-gerekenler

  • Basın Toplantıları,
  • Ürün Lansmanları,
  • Yıl Dönümü Kutlamaları,
  • Yıl Sonu Toplantıları,
  • Açılışlar,
  • Ödül Törenleri,
  • Gala Yemekleri,
  • Şirket İçi Kutlamalar,
  • Şirket Yemek Organizasyonları,
  • Kokteyller,
  • Temalı Etkinlikler,
  • Temel Atma Törenleri,
  • Turnuvalar,
  • Kurumsal Parti Organizasyonları,
  • Bayi Toplantıları,
  • Eğitim Toplantıları,
  • Road Show’lar,
  • Şirket Toplantıları,
  • Şirket İçi Eğitim Toplantıları,
  • Şirket İçi Dönem Sonu Toplantıları,
  • Motivasyon Toplantıları,
  • Konferanslar
  • Sempozyumlar

2 – Bütçenizi Belirleyin

Organizasyonun eksiksiz olması için öncesinde bütçe belirlemesi yaparak hazırlıklarınızı ona göre şekillendirin.

3 – Saati ve Tarihi Belirleyin

Katılımcılara organizasyonun saatini ve tarihini bildirebilmeniz için bu önemli bir konudur. Bu tarihe göre mekânınızı da rezerve edeceksiniz.

4 – Toplantı Yerini Belirleyin

Kurumsal-organizasyonlar_basarili-bir-toplanti-organizasyonu-icin-bilinmesi-gerekenler

Toplantı öncesi yer bulamama problemi yaşamamak için toplantı tarihi öncesinden mekânın belirlenmesi büyük önem taşımaktadır.

5 – Program Akışını Oluşturun

Katılımcıların hangi süre ve sıra ile konuşma yapacağı ve programın nasıl ilerleyeceği belirlenmelidir.

6 – Ekipmanları ve İkramları Ayarlayın

Program süresince kullanılacak teknolojik ekipmanlar ayarlanmalı ve verilecek ikramlar hazırlanmalıdır. Organizasyon firması ile anlaşılmış ise tüm bu detaylar organizasyon firması tarafından hazır hale getirilmiş olacaktır.

 

7 – Broşürleri Hazırlayın

Kurumsal-organizasyonlar_basarili-bir-toplanti-organizasyonu-icin-bilinmesi-gerekenler

Tarih ve mekân kesin olarak belirlendikten sonra broşürler basılmalıdır. Bu broşürler dağıtılarak katılım göstermesi istenen kişilere ulaştırılmalıdır.

 

8 – Ulaşımı Koordine Edin

Kurumsal-organizasyonlar_basarili-bir-toplanti-organizasyonu-icin-bilinmesi-gerekenler

Organizasyona katılım sağlayacak kişilerin toplantı yerine ulaştırmak için gerekli ulaşım ihtiyaçlarının önceden belirlenmesi gerekmektedir.

 

9 – Hediyelikler Hazırlayın

Katılımcıların aklında daha iyi kalabilmek için firma logolu küçük hediyelerin hazırlanması faydalı olmaktadır. İsteğe bağlı olarak bu şekilde küçük hediyeler belirlenerek gelen kişilere hediye edilebilir.

Kurumsal-organizasyonlar_basarili-bir-toplanti-organizasyonu-icin-bilinmesi-gerekenler

10 – Anket Düzenleyin

Toplantının amaca hizmet edip etmediğini öğrenmek için katılımcılara küçük anketler yapabilirsiniz. Bu sayede geri dönüşler almanız kolaylaşacaktır.

 

Başarılı Bir Toplantı Organizasyonu Yapmak İçin Profesyonel Destek Şart!

Toplantı öncesi ve toplantı sonrası için başarılı bir organizasyondan söz edebilmek için profesyonel bir çalışma şarttır. Firmalar, resmi kurumlar, marka sahipleri düzenleyecekleri toplantı için mutlaka işinde tecrübeli bir kurumsal organizasyon firması ile anlaşma sağlamalıdır.

Kurumsal-organizasyonlar_basarili-bir-toplanti-organizasyonu-icin-bilinmesi-gerekenler

Kurumsal organizasyon firmaları, etkinliğiniz için mekan, promosyon, grafik tasarım dahil birçok detayın hayata geçmesini sağlayacaktır. Peki kurumsal organizasyon şirketleri arasında seçim yaparken hangi hususlara dikkat edilmelidir?

  • Anlaşma sağlanacak organizasyon şirketi, toplantı için yeterli donanıma sahip mi? Ekibi toplantı için yeterli tecrübeye sahip mi?

Kurumsal-organizasyonlar_basarili-bir-toplanti-organizasyonu-icin-bilinmesi-gerekenler

  • Kurumsal etkinlik firması referansları yeterli mi? Toplantı etkinlikleri için referans çalışma sunamayan firmaların başarısız olma ihtimali oldukça yüksektir.

 

basarili-bir-toplanti-organizasyonu-icin-bilinmesi-gerekenler

 

  • Kurumsal etkinliğe dair bütün çalışmaları tek başına yürütebilecek profesyonelliğe sahip mi? Etkinlik yönetimi, kurumsal iletişim, LCV, grafik tasarım çalışmaları, video çekim & montajı çalışmalarında sizin için bütün halinde hizmet sunabilmesi önemlidir.

  • Aksi takdirde bir etkinlik için birden fazla etkinlik firması ile görüşmek, anlaşmak ve parçaları birleştirmek durumunda kalırsınız. Bu da toplantı etkinliği hazırlık ve yönetim sürecinde işinizi zorlaştıracaktır.

basarili-bir-toplanti-organizasyonu-icin-bilinmesi-gerekenler

 


FA Organizasyon, profesyonel ekibi ve yılların vermiş olduğu tecrübe ile başarılı kurumsal organizasyon çalışmalarına imza atmaktadır. Son etkinliğimize yönelik bilgi edinmek için tıklayınız.

Hemen arayın ► +90 212 212 11 66
Veya web sitemizi ziyaret edin ► http://www.faorganizasyon.com.tr